اینکه زیرساخت ایمیلتون رو خودتون میزبانی کنید و مدیریتش رو به عهده بگیرید، مثل یک شمشیر دو لبه است. از یک طرف، شما کنترل کامل روی سرویس ایمیلتون دارید، از طرف دیگر، این کار شامل هزینه های فنی، مالی و بعضی وقت ها حتی امنیتی برای شما می شود.
خوشبختانه، امروزه امکان برون سپاری سرویس ایمیل وجود دارد، بطوریکه علاوه بر حذف مشکلات مدیریت زیرساخت، شما همچنان کنترل کاملی روی سرویس ایمیلی که به مشتریان خود ارائه می دهید دارید. برونسپاری یعنی اینکه انجام یک کار یا بخشی از اون رو به شرکت دیگری بسپارید.
سرور شخصی در مقابل سرور ارائه شده خدمات ایمیل
هر ایمیلی، یک هاست احتیاج دارد، اینجاست که نقش سرورها ( سرور ابری, سرور مجازی , سرور اختصاصی ) پر رنگ می شود. برای داشتن یک ایمیل کارا و خوب، باید سرورها قدرتمند و قابل اعتماد باشند تا بتوانند هر شرایطی رو مدیریت کنند. راه اندازی و نگهداری سرور شامل منابع و هزینه های زیادی میشود، به خصوص اگر سخت افزار سروری که اجرا می کنید خیلی قدیمی باشد. در این صورت، باید انتظار مشکلاتی از قبیل مشکلات فنی، مشکلات دیسک رو داشته باشید. در نظر داشته باشید که تعویض قطعات سخت افزاری اصلا ارزون نیست. برونسپاری، فرصت خوبیست که نگرانی های مربوط به نگهداری، بروزرسانی و قابل اطمینان بودن سرور ها رو از کارتون حذف کنید.
نیاز به تمرکز مجدد تیم فنی شما
سرویس ایمیل فعال، به زمان و منابع قابل توجهی از تیم های پشتیبانی، عملیاتی و IT شما نیاز دارد. وقتی مشکلی روی سرور پیش میاد ( که حتما این اتفاق می افتد)، تیم شما مجبور است از اولویت های خودش دست بکشد و روی حل این مشکل تمرکز کند. چون ایمیل ها منتظر نمی مونند تا تیم پشتیبانی از تعطیلات طولانی آخر هفته برگردند و مشکل رو برطرف کنند. تضمین قابلیت اطمینان، معمولا نیازمند تمرکز مجدد یا بازسازی تیم های شما می شود که این موضوع می تواند چالش برانگیز باشد. برون سپاری میزبانی ایمیل اجازه می دهد، تیم شما بیشتر روی جنبه های استراتژیک کار تمرکز کنند، به شرطی که مطمئن باشید که هاست ایمیل شما هاست معتبر و قابل اعتمادی است.
خدمات و امکانات اضافه
سرویس ایمیل به امکانات مختلفی نیاز دارد. به عنوان مثال قابلیت فیلتر کردن اسپم ها. سرویس فیلتر کردن اسپم ها، مسئول حفاظت تمام ایمیل های ورودی و خروجی سرور از لحاظ بدافزار ، ویروس و درخواست های اسپمی هست که به قصد کلاهبرداری برای مخاطبان شما ارسال می شود. ویژگی مثل فیلتر اسپم نیازمند پیکربندی، یکپارچگی و منابع است. در برخی موارد، هزینه های مربوط به فیلتر اسپم می تواند از هزینه ای که برای خود ایمیل پرداخت کردید بیشتر باشد. اما اگر ایمیل هاست ایمیلتون رو برونسپاری کنید این قبیل خدمات بدون هیچ هزینه اضافه ای به شما ارائه خواهد شد.
قابلیت توسعه
توسعه دادن هم مثل هر کار دیگری توی زندگی انجام ندادنش ساده تر از انجام دادنش هست. وقتی یک شرکت رشد می کند، کار خیلی سختیه که فناوری های استفاده شده در اون هم به همون اندازه رشد کنند و بهتر شوند. به عنوان مثال اگر قصد دارید سرورتون رو بزرگتر کنید، باید از پایه مجددا اون رو بسازید و پیکربندی کنید، که این کار حتما براتون هزینه در بر خواهد داشت. علاوه بر این، اندازه صندوق های ایمیل در حال افزایش است، بنابراین خوبه که راه حلی برای اون از قبل در نظر گرفته شده باشد. برونسپاری سرویس ایمیل، شما رو از تمام دردسرهایی که موقع رشد و توسعه شرکتتون با اون مواجه می شید مصون میکند. بطوریکه با اضافه کردن فن آوری های جدید و افزایش امنیت، زیرساخت ایمیل رو در برابر مشکلات آینده مقاوم می کند.