مدیریت سرویس ایمیل درون سازمانی مانند شمشیری دو لبه است. از یک سو، شما کنترل کامل بر زیرساخت، امنیت، عملکرد و سیاست‌های ارتباطی ایمیل خود دارید. اما از سوی دیگر، این مسئولیت با هزینه‌های فنی، مالی، نگهداری و حتی امنیتی همراه است که می‌تواند بهره‌وری تیم IT شما را تحت تاثیر قرار دهد.
خوشبختانه، امروزه سازمان‌ها می‌توانند با برون‌سپاری میزبانی ایمیل، علاوه بر حفظ کنترل کافی بر سرویس ایمیل، از پیچیدگی‌های فنی، پشتیبانی و توسعه زیرساخت خلاص شوند و تمرکز خود را به موضوعات راهبردی‌تری معطوف کنند.
در این مقاله به بررسی تفاوت میان میزبانی شخصی ایمیل و استفاده از سرویس‌های میزبانی ایمیل (Hosted Email Services) می‌پردازیم و مزایای کلیدی برون‌سپاری را مرور می‌کنیم.
میزبانی داخلی ایمیل در مقابل میزبانی ابری و مدیریت شده
هر سامانه ایمیلی به یک سرور میزبان نیاز دارد. این سرورها ممکن است از نوع سرور مجازی (VPS)، سرور اختصاصی یا سرور ابری (Cloud Server) باشند. اگرچه راه‌اندازی سرور اختصاصی برای میزبانی ایمیل به شما آزادی عمل می‌دهد، اما:
نیازمند سخت‌افزار قابل اتکا و به‌روز است.
نگهداری و به‌روزرسانی آن هزینه‌بر است.
مدیریت آن به تخصص و منابع فنی نیاز دارد.
با گذشت زمان، ممکن است دچار افت عملکرد، خرابی سخت‌افزاری یا مسائل امنیتی شود.
در مقابل، سرویس‌های ایمیل مدیریت شده این مشکلات را با زیرساخت‌های پیشرفته، تیم‌های فنی حرفه‌ای و پشتیبانی ۲۴/۷ برای شما رفع می‌کنند. در این روش، تمام مسئولیت نگهداری، بروزرسانی و امنیت سرور به شرکت میزبان واگذار می‌شود.
تمرکز بیشتر تیم فنی بر ماموریت‌های راهبردی
مدیریت داخلی ایمـیل، زمان و انرژی قابل توجهی از تیم‌های IT، پشتیبانی و عملیات شما را صرف خود می‌کند. با هر اختلال یا حمله‌ای، تیم فنی باید فورا واکنش نشان دهد و سایر اولویت‌های کاری به تعویق می‌افتد.
با برون‌سپاری سرویس ایمیل، بار نگهداری و رفع خطا از دوش تیم شما برداشته می‌شود و تمرکز آن‌ها بر پروژه‌های کلان‌تر، امنیت شبکه، توسعه سرویس‌ها و بهینه‌سازی زیرساخت‌های داخلی معطوف می‌شود.
امکانات پیشرفته بدون هزینه پنهان
یک سرویس ایمیل حرفه‌ای فقط ارسال و دریافت پیام نیست. فیلتر هرزنامه، آنتی‌ویروس، رمزنگاری، احراز هویت دو مرحله‌ای، آرشیو ایمیل و قابلیت بازیابی اطلاعات از جمله امکانات ضروری برای یک سرویس ایمن و پایدار است.
راه‌اندازی این قابلیت‌ها به‌صورت داخلی، به صرف هزینه، تخصص و زمان زیادی نیاز دارد. اما در سرویس‌های ایمیل میزبانی شده، این امکانات به‌صورت پیش‌فرض و بدون هزینه اضافی در اختیار شما قرار می‌گیرند و به‌روزرسانی آن‌ها نیز بر عهده تیم ارائه‌دهنده است.
مقیاس‌پذیری آسان در مسیر رشد
یکی از چالش‌های بزرگ برای کسب‌وکارهای رو به رشد، توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات متناسب با افزایش نیازهاست. اگر بخواهید ایـمیل سرورها را به‌صورت دستی ارتقا دهید، نیاز به منابع جدید، پیکربندی مجدد و صرف زمان زیادی خواهید داشت.
اما سرویس‌های میزبانی ایـمیل حرفه‌ای، به شما اجازه می‌دهند تا به‌سادگی و بدون اختلال در سرویس، تعداد کاربران، ظرفیت صندوق‌های ایمیل، فضای ذخیره‌سازی و سایر پارامترها را به‌صورت منعطف و لحظه‌ای افزایش دهید.
این نوع مقیاس‌پذیری، سازمان شما را در برابر رشد ناگهانی، افزایش حجم داده‌ها و تغییرات تجاری مقاوم می‌سازد.
امنیت پیشرفته و به‌روزرسانی دائمی
ایمیل یکی از رایج‌ترین نقاط هدف حملات سایبری است. راه‌اندازی سرور داخلی، بدون به‌روزرسانی‌های مستمر امنیتی، شما را در معرض انواع تهدیدات قرار می‌دهد. شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ایـمیل، سیستم‌های امنیتی خود را به‌صورت لحظه‌ای بروزرسانی می‌کنند و در برابر حملاتی مانند فیشینگ، بدافزار، مهندسی اجتماعی و نفوذ از طریق ایمیل محافظت گسترده‌تری فراهم می‌کنند.
نتیجه‌گیری
برون‌سپاری میزبانی ایـمیل نه تنها باعث کاهش هزینه‌های نگهداری و منابع انسانی می‌شود، بلکه تضمین پایداری، امنیت و انعطاف‌پذیری بیشتری را برای سازمان‌ها به همراه دارد. این راهکار برای استارتاپ‌ها، شرکت‌های متوسط و حتی سازمان‌های بزرگ یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود؛ به شرط آنکه ارائه‌دهنده معتمد و با سابقه‌ای را انتخاب کنید.
نوین‌هاست، یار نوین شماست
در دنیای فناوری، انتخاب شریک مناسب برای خدمات میزبانی، تفاوت بین موفقیت و شکست است. نوین‌هاست با بیش از یک دهه تجربه در ارائه خدمات میزبانی ایمیل، سرورهای ابری، سرور مجازی و راهکارهای امنیتی، همراه مطمئن شما در مسیر دیجیتال‌سازی کسب‌وکارتان است. با زیرساختی پایدار، تیم فنی حرفه‌ای و خدمات پشتیبانی ۲۴ ساعته، نوین‌هاست تضمین می‌کند که ارتباطات ایمیلی شما همیشه سریع، ایمن و در دسترس باشد.
